FAQ

Hoeveel leden heeft een klachtencommissie?

3 leden, een onafhankelijk voorzitter, een secretaris en een lid.
Met 3 leden is er altijd een meerderheid te verkrijgen als er beslissingen genomen moeten worden.

Welke expertise hebben leden van een klachtencommissie?

De voorzitter is vaak een jurist, arbeidsrecht advocaat of een mediator. Daarnaast is er een secretaris die verzorgd de correspondentie, en verslaglegging en een 3^de lid met kennis van (ongewenst) gedrag. Een psycholoog, gedragswetenschapper of vertrouwenspersoon.
(nooit een vertrouwenspersoon die binnen diezelfde organisatie in functie is)

Wat doe een klachtencommissie ?

De klachtencommissie onderzoekt meldingen en klachten over grensoverschrijdend gedrag binnen een organisatie, bijvoorbeeld op het werk, op school, binnen een vereniging of zorginstelling.

Hoe ziet een klachtbehandeling eruit ?

1. De commissie beoordeelt eerst of een klacht ontvankelijk is, valt deze onder de regeling en is er voldoende basis om de klacht te behandelen?

2. In het kader van het onderzoek kan de commissie;

• gesprekken voeren met klager, beklaagde en getuigen in het kader van hoor en wederhoor
• documenten of berichten bekijken (ondersteuning van de klacht)
• feiten checken

3. De commissie toetst of het gedrag strijdig is met;

• wetgeving (zoals de Arbowet of andere wetgeving die van toepassing is)
• gedragscodes of andere interne regelingen van de organisatie

4. Rapporteren en adviseren
   Van de gesprekken worden gespreksverslagen gemaakt. Op basis van hoor en wederhoor wordt er een feitelijke reconstructie gemaakt. Die vormt de basis voor het onderzoeksrapport voor de opdrachtgever/directie. Dit rapport bevat onder andere;

• klacht gegrond / ongegrond
• aanbevelingen voor evt maatregel of sanctie
•  stelt evt. verbeteringen voor in beleid of cultuur

5. De commissie bewaakt de proportionaliteit en de zorgvuldigheid met oog voor;

• vertrouwelijkheid
• een eerlijke procedure
• aandacht voor beide partijen

Wat betekend niet ontvankelijkheid?

“Niet-ontvankelijkheid” betekent dat een klacht of verzoek inhoudelijk niet wordt behandeld, omdat niet aan de formele voorwaarden is voldaan. Een niet-ontvankelijkverklaring zegt dus niet automatisch dat iemand ongelijk heeft. Alleen dat de commissie de zaak formeel niet behandelt. Het toetsen van de ontvankelijkheid is de eerste stap vóór inhoudelijk onderzoek begint.

Bijvoorbeeld:
Een medewerker dient een klacht in over een conflict met een buurman buiten het werk.
Dan kan de commissie zeggen:
Dit valt niet onder ongewenst gedrag binnen de organisatie. Dus, klacht niet-ontvankelijk. 

Wat is de uitkomst van een klachtonderzoek?

Een klacht wordt ongegrond beoordeeld → de klacht is wel behandeld, maar niet bewezen of onvoldoende zwaar bevonden.
Een klacht wordt gegrond beoordeeld → de klacht is behandeld en terecht bevonden.
Ook is het mogelijk dat een klacht gedeeltelijk gegrond of ongegrond verklaard wordt.
Een gedeeltelijk gegrond of gedeeltelijk ongegrond verklaarde klacht betekent dat de klachtencommissie sommige onderdelen van de klacht wél terecht vindt en andere onderdelen niet. Klachten bestaan vaak uit meerdere verwijten of gebeurtenissen. De commissie beoordeelt die afzonderlijk.

Bijvoorbeeld:
De commissie acht de klacht gegrond voor zover het betreft intimiderende communicatie, maar ongegrond voor zover het betreft discriminatoire uitlatingen.

Hoe zorg je voor een eerlijk proces?

Door hoor en wederhoor zorgvuldig borgen, dit betekent dat alle betrokkenen een eerlijke kans krijgen om hun kant van het verhaal te geven én te reageren op beschuldigingen of informatie die over hen wordt ingebracht. Dat is een kernbeginsel van behoorlijk onderzoek en essentieel voor een klachtencommissie ongewenst gedrag.